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            首頁 >> OA系統 >> OA知識庫
            · OA為何用不好?
            · OA產品的發展之路
            · 辦公自動化的發展現狀
            · OA上線后的困惑
            · 新世紀的辦公自動化
            · 打破誤區 中小企業信息化不再望梅止渴

              OA為何用不好?
              OA是信息化管理的基礎,也可以說是企業信息化的基石,搞好信息化首先應該從OA抓起,大多數信息化建設不是很對路得企業可以嘗試著從OA抓起,看看為什么沒有把OA用好,文章就分析了用不好OA的一些原因。
              雖然辦公自動化(OA)是個老話題,但它是政府、企業信息化管理的基礎,建不好OA、用不好OA,如同沒有根基的燈塔,再漂亮的塔尖也是危險的。所以,眾多為電子商務、電子政務建設苦惱的單位,可以先考慮一下,OA為何用不好?
              沒有把握好定位問題
              在我國政府機關建設OA,必須認識到OA工作是一項綜合協調、涉及多方面工作的服務與管理行為。只有同步做好各方面工作,并將各方面的需求在軟件開發中完整地體現出來,OA的優勢才能充分地發揮出來,有價值的信息才能得到充分的共享。但在實際工作中,這一點還沒有得到充分的認識,致使多數單位都在走重復的彎路。大家都重視硬件系統的建設,輕視軟件的開發;100萬元可以買三卡車微機,領導看了也滿意,而花100萬元開發的軟件,不過就是幾張軟盤或一張光盤,領導看了也覺得不值。然而,知識的價值就體現在其中,這不是人的主觀意志可以改變的。
              此外,多年來,不少單位是按常規進行OA建設的,這些單位相繼成立了信息中心,任命了眾多的行政領導和高職人員。技術部門的領導和技術人員先進行周密的方案設計,經過層層領導審批(這也是機關現有的、不科學的規章制度),再根據已批方案實施軟件開發。這要求開發者不僅要在短時間內把原有的、不同行業的全部工作方式完全掌握,而且要設計出一套全新的工作方式,這在實際工作中是根本做不到的。
              首先,計算機技術人員僅僅是掌握運用計算機技術的能力,而不具備快速學習掌握其它行業工作方式的能力,短期內技術人員不可能完全掌握本身并不了解的其它部門原有的工作內容,這樣全新工作模式的再創造也就無從談起,做出來的軟件多是簡單的模仿,操作復雜,沒有什么實用價值。
              其次,一種新的工作方式的產生與確定,必然要經過用戶反復的試驗、修改與完善,不可能由技術人員在機房中憑借設計圖表、編程算法而一次確定,更不可能由計算機自動產生出來。
              第三,有些單位引進了商業公司開發的一些通用OA軟件,想在本單位直接推廣應用,但在實際工作中,每個部委都承擔著其他單位所不承擔的工作,即各單位OA工作的業務需求不一樣,在其他單位成功的OA軟件并不一定適合本單位的實際需求。要想真正投入應用,就必須根據本單位的實際情況進行二次開發,而這又涉及軟件源程序有關問題、技術水平問題,以及是否全面了解本單位業務需求等一系列問題。
              第四,有個別單位技術部門的領導或高職人員以領導或專家身份自居,很難做到禮賢下士,于是愚者由于不恥下問而變得聰明,智者由于不屑詢問而變得迂腐,而基層技術人員又不掌握宏觀情況,個別單位的技術部門做不出理想的軟件也就是正常的事情。
              缺乏復合型人才
              辦公自動化工作與其它工作不同之處就在于所有環節工作之和相當于環形鏈條,只有所有工作都同步做好了,所有鏈條都接起來了,系統才能全面運轉起來。否則,只要有一個環節斷了,一輛再好的自行車也只能推著走;功能再齊全的軟件,只要有一處存在致命的缺陷,整個軟件系統就不能投入使用。這就需要有綜合協調能力、綜合管理能力和綜合知識的建設者的培養。我在建設中聯部政務系統的工作過程中,深感學習的重要,一個系統的建設工作,涉及多學科的知識,對各方面工作不僅要精通或熟悉,還要做到統籌兼顧,綜合平衡。而我國的政府機關目前普遍缺乏精業務、懂技術的復合型人才,各單位在OA系統的建設過程中,普遍比較重視掌握單一學科知識的技術人員培養,容易忽視復合型人才的培養。這是OA應用效果有限的另一個重要原因。
              需要不斷自我“否定”
              一位學者曾說過:“每罐牛奶都有保鮮期,一個工程學位只有三年的保鮮期。如果你不能不斷更新你的知識,你的個人價值會不斷下降!蔽艺J為這一觀點非常適用于機關軟件建設工作。信息化軟件建設需要相關責任者不斷學習新知識、新技能,并將各學科新知識有機地集成在一起。有一種說法,在北京中關村三個月不學新東西,就成為知識的落伍者。機關信息化軟件建設工作是一項綜合性高科技工作,要求主要承辦者不斷地學習新的知識來更新自己原有的知識。否則,建設一個適用的計算機網絡系統只能是一種良好的主觀愿望。
              由于信息化軟件建設是一種管理思想與工作方式的再創造,就難免存在許多問題,需要經常改進。另外,一個系統的應用軟件隨著應用工作的深入,用戶會提出許多新的需求和意見,這就要求承辦者要勇于經!胺穸ā弊约旱膭趧映晒,不斷完善系統的功能。而做到這一點又是很困難的,多數人和多數單位做事的習慣是認定自己總是正確的。沒有改進,當然不能接近成功。
              用人制度導致瓶頸
              軟件開發既是一項高科技的腦力勞動,又是一種較辛苦的體力勞動。做好軟件開發工作需要經常加班加點連續工作,要付出比常人更多的艱辛勞動。但我國機關目前難以做到按需分配。而看重學歷、職稱的用人和衡量人的標準,也使眾多機關行政干部忙于考職稱、考證書,想方設法在仕途或職稱上發展,所學知識是否屬于業務急需就難以顧及。
              可是,要做好信息化軟件建設工作,就必須要求主要責任者對軟件系統建設所有涉及各學科的知識“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我國現在沒有任何一所大學能培養這樣的復合型人才,這就要求承辦者以沒有文憑的自學方式為主,攻克所有相關學科知識并將其融匯貫通,實現知識的再創造。在事業與仕途面前魚與熊掌不可兼得之際,絕大多數人選擇仕途與高級職稱。這也是為什么絕大多數單位的OA工作只見投入不見產出的原因之一。
              OA產品的發展之路
              企業信息化建設經過這么多年的發展,取得了比較大的成果與效益,但是,隨著應用與需求的不斷增長和多樣性,信息系統也需要走專業化、多樣性的建設之路。這是經濟社會發展的必然結果。
              作為信息系統的一部分:OA系統的建設經過不斷的發展與創新,已經走向協作與知識管理相結合的發展階段,同時兼顧用戶多樣性和個性化的要求,實現真正的網上辦公與移動辦公,充分輔助現代企業提高現代化的辦公效率。
              OA系統的發展經歷
              第一階段:OA系統的開始,也是現代辦公的雛形。隨著PC技術的進步,諸如WPS、CCED等字處理軟件比較普遍的使用,再加上各種各樣打印機、復印機的出現,在辦公室隨時完成各類文件的編輯、打印就成為現實,這也是第一代辦公自動化系統(OA)的特點。另外,由于第一代辦公自動化系統所需要的各類設備比較昂貴,因此,第一代辦公自動化只有那些經濟實力比較強的企事業單位才能夠使用。
              第二階段:協作性OA系統的發展。說著電腦技術和網絡技術的發展與普及,各類比較專業性的軟件公司得到了前所未有的發展,特別是個人平臺軟件系統進入了圖形化階段(如:windows系列產品的出現與成熟);網絡技術的發展,使得企事業單位很容易就能夠組件自己內部的局域網。另外,在辦公軟件方面,由Louts公司推出的Louts系列辦公軟件,包括Louts 1-2-3、Louts Notes/Domino等,特別是Louts Domino產品的推出,使得實現協作型的辦公自動化系統成為可能。Louts Domino就是一個很好的實現協作功能的平臺系統。隨后,基于Lotus Domino平臺的各類辦公自動化系統得到充分的發展。這一階段,許多稍有實力的企事業單位都有能力實現辦公自動化系統,可以借助OA系統實現各類文檔的傳閱與審批等協作性的工作。由于這一階段的OA系統在操作方面的局限性,使得OA系統在企事業單位的高層得不到充分的推廣,也就沒有實現OA系統最本質的功能-輔助領導進行決策的功能。
              第三階段:協作與知識型OA系統的發展:經過前兩個階段的發展,OA系統已經進入快速成長期,但是,隨著用戶需求和個性化的要求,特別是隨著Internet的廣泛普及,用戶對OA系統的要求更高,在這種背景下,OA系統也開始了革新。首先是OA平臺的提供者-Lotus公司對Louts/Domino系統進行了徹底的升級。Louts/Domino R5的正式發布,標志著第三代OA系統的開始實施。Louts/Domino R5完全支持Internet和Java技術,隨之,基于Louts/Domino R5平臺的各類B/S結構的OA產品相繼開始實施。后來,隨著知識管理思想和軟件技術的發展,在瀏覽器下實現知識利用、手寫文檔、電子認證等功能逐漸成為可能。同時,信息化硬件的價格也逐漸大眾化,軟件產品的實施價格與周期也降低到合理的位置。因此,OA系統在這一階段得到了廣泛的推廣應用。
              經過三個階段的發展,在技術上,OA系統已經不存在太大問題,現在的主要問題是:人的思想和制度。
              OA系統作為信息化系統的一部分,它與ERP、CRM等業務系統有著本質的區別,OA系統主要的功能是輔助決策與辦公,它是將人的思想電子化,并且能夠快速的傳播給其他相關的人,同時,能夠及時的收集到所有人的反饋意見。在決策時,可以借助OA系統查詢各類有幫助的信息,使得自己的決策盡可能的客觀、公正、準確。這才是OA系統的本質。
              在實際操作中,OA系統能夠被真正用于輔助決策與辦公的案例比較少,更多的是充作面子工程和形象工程。另外,領導的重視程度也是OA系統能否發揮作用的重要因素。雖說每個OA項目在啟動時,領導講話會大力支持,并作為一把手工程,其實,在實施中,領導基本上對整個實施過程和實施結果漠不關心,對OA系統的思想一知半解;另有一個普遍現象就是:高層領導基本上不懂基本的電腦操作,總以為OA系統跟其它的信息系統一樣,不需要自己的親自參與,這樣就導致OA系統不能夠真正使用起來。
              OA系統不能夠真正使用起來,還存在制度方面的問題。這里的制度包括國家的大政方針和法律法規。在OA系統中,所有的決策都需要進行電子身份認證和可信度認證。而電子化的認證在現行的社會制度和法律法規中沒有得到任何支持,也就是說,在網上的所有認證都不具有法律責任。而我們的個人紙質簽名與蓋章已經得到法律的保護,同時也為大眾所接受。因此,實現真正意義上的OA系統,還需要我們的法律法規的支持和大眾的認可。
              所以說,OA系統的發展跟科學技術的發展緊密聯系,同時,也跟經濟和社會的發展密不可分,它是人類認知程度不斷發展的結果。
              辦公自動化的發展現狀
              介紹了辦公自動化的內涵和外延、發展方向,以及發展策略,同時介紹了數字化辦公的技術思路。
              自20世紀90年代中期至今,互聯網技術在我國迅速發展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網工程、企業上網工程、電子政府、電子商務、電子管理、政府內部網、企業網、數字神經系統和數字化辦公等一系列新概念,面對這些新概念,再提OA也許會讓很多人感到迷惑,好象OA這個概念已經不適應信息化發展的需要,在這里我們暫且認為這一個階段為OA發展的新階段。這一個階段的主要標志應為互連網技術的普遍使用。
              辦公自動化的內涵和外延
              在新的時期,基于多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發展,我們對辦公自動化的認識也越來越清楚,從網絡的性質來看,辦公自動化應定位于內部網(Intranet),從辦公性質來看,辦公自動化應定位于數字化辦公,從信息化建設的角度來看,辦公自動化應是信息化建設的基礎。
              辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化,或者說實現數字化辦公,可以優化現有的管理組織結構,調整管理體制,在提高效率的基礎上,增加協同辦公能力,強化決策的一致性,最后實現提高決策效能的目的。
              辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解,才會使辦公自動化有用武之地,只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累,沉淀,辦公自動化才能發揮作用。
              辦公自動化的靈魂是軟件,硬件只是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放,通過授權確保信息的安全和分層使用,使得數字化辦公系統有可以啟用的前提,通過開放,使得信息共享成為現實。
              辦公自動化建設與現階段政府上網工程之間的關系,政府上網工程一直是近一兩年業界炒作和關注的熱點之一,政府上網工程是由于互連網的普及,政府部門把一些政務信息發布到Internet上,進而在網上建立與老百姓溝通的渠道,以實現政務公開和政府行為接受監督的目的。從實際效果來看,很多政府部門只是在網上存放一些靜態的政府信息,實質性的工作卻非常少。并且,在很多情況下,很多人將辦公自動化和政府上網混為一談。這種現象導致很多部門重上網工程輕辦公自動化工程。甚至把上網工程誤認為是辦公自動化工程。實際上,從網絡劃分的角度,政府上網工程是外網建設,辦公自動化工程是內網建設,辦公自動化工程是政府信息化的基礎,政府上網工程是政府信息化的對外表現形式,辦公自動化工程在政府信息化建設中所占的比重遠高于政府上網工程。只有辦公自動化工程的建設并運轉成功,政府上網才會有源源不斷的信息發布,政府上網才有意義,否則政府上網工程就會變成無源之水。當然,政府上網工程的宣傳對我國信息化建設也起了一定的推動作用。
              辦公自動化的發展方向
              辦公自動化的發展方向應該是數字化辦公。所謂數字化辦公即幾乎所有的辦公業務都在網絡環境下實現。從技術發展角度來看,特別是互連網技術的發展,安全技術的發展和軟件理論的發展,實現數字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看,全面的數字化辦公還有一段距離,首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制,使現有管理體制發生變革,而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配;另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性,短時間內改變尚需時日。盡管如此,全面實現數字化辦公是辦公自動化發展的必然趨勢。
              數字化辦公的基本框架
              實現數字化辦公既不同于傳統的OA,也不同于MIS的建設,它的結構是Intranet網的結構,它的構建思路是自上而下的,即首先把整個內部網看成是一個整體,這個整體的對象是網上所有用戶,它必需有一個基礎,我們稱這個基礎為內網平臺,就好象PC必需有一個操作系統為基礎一樣。內網平臺負責所有用戶對象的管理、負責所有網絡資源(含網絡應用)的管理、網絡資源的分層授權、網絡資源的開放標準和提供常用的網絡服務(如郵件、論壇、導航、檢索和公告等)。在平臺的基礎之上,插接各種業務應用(可理解為傳統的MIS),這些應用都是網絡資源。用戶通過統一的瀏覽器界面入網,網絡根據用戶的權限提供相應的信息、功能和服務,使用戶在網絡環境下辦公。
              數字化辦公的技術思路
              實現數字化辦公必需有良好的技術支撐,考慮到數字化辦公的授權和開放這兩個特點,首選技術應該是互連網技術及標準,在此基礎上采用相關技術。
              實現數字化辦公離不開工作流技術,目前比較流行的是以郵件系統為基礎的工作流技術,或叫群件技術,F在隨著WEB技術的發展,基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多,這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段,不需使用專用的郵件系統做消息平臺。這樣整個工作流軟件負載輕、開放性好、維護方便、并且易于和網上其他業務系統結合。這種技術也和電子商務所使用的技術方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數字化辦公領域占主導地位。
              辦公自動化的發展策略
              根據我國辦公自動化建設的現狀和存在的問題,使我國辦公自動化建設走上健康快速發展的軌道,在辦公自動化建設方面應采取如下對策:
              在組織實施方面,從傳統的工業項目管理體制轉向專業化和產品化實施體制,確保系統的運行維護和系統持續的升級,走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公自動化為業務核心的、規模較大的專業軟件公司。
              在技術選向方面:選擇與世界發展潮流吻合的技術,F在還在流行的技術并不能代表未來一定能夠流行。技術的標準化程度要高,開放程度要好。關鍵應用主張自主開發,發展民族產業。在技術結構方面,盡快從Client/Server結構體系轉Browser/Server結構體系,采用B/S思路,最終用戶界面統一為瀏覽器,應用系統全部在服務器端,是標準的三層結構體系。系統負載輕,開放性好,系統維護升級方便。
              系統設計方法:考慮到我國辦公自動化的現狀,采用生命周期法和快速原型法相結合,在已有產品的基礎上,以快速原型法為主。在實施方面遵隨統一規范和分布實施的原則。
              在設計思想方面,從傳統的面向業務的設計轉向面向用戶的設計,即將設計的著眼點放在用戶對象身上,設計視角范圍是整個內部網,在此基礎之上進行相關業務設計。將面向對象的思想引入到系統設計中去。
              在實現方法方面,從傳統的結構化設計轉向采用復雜適用系統(CAS)理論進行實現,即從一般的業務需求中抽象出關鍵的復雜適應系統,該系統能夠適應環境變化,系統使用越久,積累的有價值的東西就越多。
              OA上線后的困惑
              某中心(以下簡稱中心)2001年購入OA系統,三年多了,但是至今尚未圍繞OA系統形成新的工作和管理模式,OA形同虛設。工作效率沒有任何提高,更談不上投資回報了。為此我們通過調查問卷、訪談的形式對中心員工進行了廣泛調研,旨在發掘中心OA使用不力的原因,推動OA在中心的應用,提高中心整體工作效率。另一方面,OA是手段,不是目的。因此,借助本次調研,我們力圖了解與發現中心的管理問題,并尋找解決問題的辦法,為中心領導的管理決策提供參考意見。
              事實上,根據我們的咨詢經驗,國內OA應用不成功的例子屢見不鮮,暴露出的問題也大同小異。本文試圖總結帶有共性的問題并分析原因。
              1. 中心OA應用的基本情況
              1.1 三組基本數據

              1.2 初步的分析與結論
              根據以上三組數據很容易得出關于中心OA應用現狀的以下結論:
              絕大多數人不經常使用中心的OA系統;
              在少數的使用中心OA系統的人當中,大多是人瀏覽電子公告,其他功能的應用都非常少,而實際上,電子公告也已經將近半年沒有更新了;
              "信息量太小"、"不用工作也沒受什么影響"是造成這種現狀的最主要原因。當然了,沒人用自然信息量小,信息量小自然也就沒人用。這不是最根本的原因。而"不用工作也沒受什么影響"確實非常重要,它說明中心目前還沒有建立起OA系統與員工工作之間的聯系。沒有必然的聯系,當然也就沒有使用它的必要性了。但是,隨著中心人員規模的不斷擴大,不使用OA對工作效率帶來的影響將會越來越大。
              2. 困惑
              OA,包括其他的信息系統,都是輔助管理、提高管理效率的手段,使用OA不是最終目的。換句話說,OA的使用和完善必然是建立在管理基礎之上的。好的信息系統一方面應該適應中心的管理方式,另一方面通過信息系統可以優化和完善原有的管理流程。因此,通過OA調研,研究并發現管理問題,目的是從根本上提升中心的管理水平。經過最近一段時期的調研,我們總結出中心以下幾方面的管理問題。這些問題有些是與OA有關的,有些是可以通過OA加以解決的,但有些也是純粹的管理問題,與OA沒有直接關系。但我們認為這些問題都有必要引起重視,中心員工規模不斷在擴大,業務規模進一步擴大,有些問題如果不及時解決,現在影響還不算大的問題將會就可能匯演變成大麻煩。
              2.1 資源共享問題
              在調研中,幾乎所有的訪談對象都會或多或少地提到以下幾個疑問:
              · "別人知道的我不知道!"
              · "誰知道什么?我該問誰?"
              · "可以和誰交流?"
              · "文件都在哪里?"
              · "誰的文件最準確?"
              2.1.1. 別人知道的我不知道!
              中心承擔著當地市政府兩項重大信息化工程任務,中心所做的主要工作體現在制定相關標準規范、組織、協調、管理等方面。大量的時間用于中心內部部門間的溝通、和其他政府相關部門溝通、和不計其數的開發商供貨商溝通,每個人都會組織或參與大量的會議、調研、拜訪等活動。每個人每一次的溝通都會獲得大量的信息,同時也會產生自己的分析判斷,毫無疑問,這些信息是我們工作中每一項決策的基礎,但當前的問題是,這些信息沒有被有效的記錄下來。只有極少數的會議有會議紀要。大多數人參加會議后,往往僅僅以口頭傳授方式告訴其他沒有參加會議的同事,甚至同事不問也就不說。
              以會議為例,既然各種各樣的會議承載了我們相當大一部分工作信息,那么極少數的會議紀要自然不能滿足信息傳播的需要?陬^傳播當然更不能滿足需要,需要了解會議內容的同事不太可能同時在場聽參會者的傳達。那么參會者能夠耐心地一遍又一遍地給不同的人傳達會議信息嗎?能保證給每一個人傳達的都一樣嗎?時間長了能保證不忘掉全部重要的信息嗎?當發現遺忘的時候能保證有興趣翻看自己長年累月積累下來的厚厚的筆記本嗎?即使有興趣,能保證從雜亂手寫的筆記中高效率地找到需要的信息嗎?顯然,這些問題的答案通常都是否定的。
              仍以會議為例,會議的信息可分為兩類,結論性信息和過程性信息。每次會議都可以用幾句或幾段概括性的話歸納出會議結果。過程性信息指會議討論過程中的詳細內容,甚至包括每個人的發言,這些信息通常不出現在會議紀要當中(如果有會議紀要的話)。很顯然,這兩類信息都是有必要被記錄并長期保存下來。過程性信息往往容易被忽視,在參會者口頭傳達會議信息時,通常重點說結論。但要了解某個事件的來龍去脈,不同人的不同觀點、傾向,尤其是在會議沒有明確結論的情況下,詳細地記錄并傳播過程性信息是非常必要的。而對于中途介入事件的人員,比如中心領導班子調整、新員工加入,共享這些信息的重要性就更加可想而知了。另一方面,由于業務發展需要,中心的部門調整、人員流動是客觀存在的,如果信息知識被記在自己的腦子里,或者筆記本上,那么造成信息跟著人走。當問出誰掌握某項信息時(假設能問出來),如果這個人離開中心了,信息自然找不回來了;如果沒走出中心,那就找到他,在他有時間的情況下從他的大腦中挖掘出遺留下來的那部分相關記憶。
              大量的信息、知識被保留在了個人的極少會被再次翻閱的筆記本中,哪怕沒有個人記憶的損失,別人要想得到這些信息、知識必然要重復地投入時間、精力、物資?上攵,沒有詳細地記錄信息、恰當地存儲信息、有效地共享信息(當然是在許可范圍內)的后果是多么嚴重。今天,在中心的現實狀況是:很多會議沒有紀要,甚至包括每周工作例會。即使有會議紀要,但沒有恰當地存儲和有效地共享,日后查找非常麻煩,尤其是跨部門。所有的會議記錄、調研記錄、訪談記錄都保存在個人的筆記本上,沒有錄入電腦,更談不上共享。這樣造成了,"我沒參加會,我不知道","那次調研我沒去,我不知道",總而言之,"別人知道的我不知道!"。
              2.1.2. 誰知道什么?我該問誰?
              通常中心的員工不了解其他同事的專長,同樣,這種情況更多地發生在跨部門。另外,中心負責的工程龐大,涉及面廣,頭緒繁多,當員工想了解某事的來龍去脈,尤其是以前的事時,經常不知道該找誰,因為不知道誰負責什么,更談不上知道誰以前負責什么。每一次會議、每一個活動后都沒有產生電子文檔,當然也無從知道哪些人參加了哪些會議,哪些人對哪些事比較了解。難怪在調研中,會有人苦惱地告訴我們,"我不知道誰知道什么,有問題的時候該問誰!"。當然,總不能每次都找主管領導吧,一方面領導并不總有時間回答你的問題,另一方面,領導很可能也有同樣的問題呢。
              這種情況的后果是,工作效率低,每個人不得不花更多的時間熟悉情況,每個人工作時間上的損失是一方面,中心整體上的工作效率的損失則更大,員工數量越大越是如此。
              2.1.3. 可以和誰交流?
              連誰知道什么、該問誰都不知道,自然更不知道和誰交流。誰都知道應該在工作中不斷的學習,學習后應該有交流,只有交流才能相互帶動,促進深入理解有關信息、知識。目前,中心尚未形成團隊學習的氛圍。雖然每個人都在學習,但是不知道其他人都在學什么,任何都知道交流的好處,但不知道該和誰交流,個人學習效率不高,中心整體水平的提高就更受影響。
              2.1.4. 文件都在哪里?
              這是一個每個人都或多或少遇到過的問題。比如關于工程前一階段的相關文檔,需求、方案、會議紀要、總結等等,為了做好下一階段的準備,每一個人都有必要了解歷史情況。但每個人都發現道,要想把這些文檔都收集齊全會有多么的困難,況且有些文檔是否存在也是未知數。
              而且文件命名的方式五花八門。工作時間長了每個人的電腦中都會積累大量的文檔,但往往自己以前存放的文件過一段時間后找起來都要費一番功夫。比如開完了會,有人把寫好的會議紀要就命名為"會議紀要",一方面,經過一個人以上修改之后極容易搞不清最新版本;另一方面,以后再想找這個文件就很困難,因為從這種文件名稱中根本看不出任何有特征的信息,往往要一個一個地打開若干個文件才可能找到想要找的文件。
              中心的項目建設周期長達若干年,如果沒有全套的、時間連貫的、整理有續的文檔,使人感到總是在為眼前而工作,不了解歷史,難以有效地規劃未來。
              2.1.5. 誰的文件最準確?
              誰的文件是最終版,或者最新版?誰的文件最準確?一位受訪員工對此深有感觸。據他講,在找《工程總體規劃》的過程中,在某部門找到一份,在總工處找到一份,在另一部門部找到一份,每份都有所不同,不知道該以哪份為準。
              這樣的問題更多地發生在部門負責人或其他普通員工身上,一般部門間沒有正式的信息交流機制,很多文檔通過個人來傳遞,權威性、安全性都不能得到保證。
              2.2 公文流轉手工操作,費時費力
              中心作為某政府部門下屬事業單位,每年都要發送和接受一定量的文檔,今年到7月中旬已發文18份,收文243份。目前發文、收文都采用手工處理,工作人員的工作負擔很繁重,費時費力。
              目前的發文流程如下:
              撰稿人->部門領導->主管副主任->中心主任->辦公室
              一般先采用電子郵件進行溝通,在確定最終稿后,執行簽發手續。因為此工作涉及環節很多,一個環節關鍵人停頓或遺忘都可能無法發文,可能造成工作的延誤。
              目前的收文流程如下:
              現在采用手工傳遞,辦公室員工帶著問見到各部門走一圈,要求關鍵人閱讀并留下簽名,有時要把文件給每個部門復印一份,這樣每個部門都留下一大堆復印件,造成了時間和資源的浪費。
              2.3 日常管理的規范性
              在本次調研中發現中心的日常管理有以下不盡人意之處:
              車輛管理,考勤管理
              車輛管理,考勤管理等制度早已經實行,但是由于缺少相應的機制和介質,因此執行起來有一定難度。據反映,目前中心員工考勤狀況不佳。雖然現在會議室、用車等方面沒有形成沖突,但是隨著中心員工規模的擴大,如果仍然不執行管理制度的話,必然會造成管理的混亂。
              信息系統維護方面的工作缺乏制度,缺乏量化標準
              以維護計算機的工作為例,中心有系統管理員一名,當員工計算機發生故障時,就會打電話要求維修,管理員如沒有其他任務就會馬上檢修,但當有很多計算機同時發生故障時(如發現病毒),很有可能就會不知道誰先后,沒有制度就不得不考慮人情;信息系統維護工作非,嵥,同時和中心固定資產管理緊密相關,現在設備維護、調試、維修、甚至采購都靠一個人,沒有制度和一定的管理手段,如何衡量相關工作人員的工作量,如何保證有限的設備、資源得到最充分的利用,這些都是問題;還有,員工越來越多,每臺電腦是否得到了最有效的維護,據我們了解,由于近期計算機病毒泛濫,而中心負責系統維護的員工太忙顧不過來,有的員工不得不評個人經驗維護電腦,有時電腦癱瘓由于經驗不足要耽誤兩天甚至更長的工作時間。
              3. 出路
              筆者大膽地假設,上述通過對中心調研總結出的問題實際上也是絕大多數OA應用不成功的組織所存在的問題,至少在我看到的幾個單位都是如此。如果說對癥下藥的話,解決辦法和措施也不新鮮,無外乎是建立中心電子文件柜、規范文件命名、建立相對統一固定的文件柜結構、建立知識共享體系等等,培養并建立規范的工作習慣。在執行的同時,OA系統是助力器。通過固化的程序流程可以有效地約束每個人的行為習慣,長期堅持就可以達到規范行為提高工作效率的目的。不過,執行的過程遠不會有這么輕松。原有的工作模式即是習慣的結果,也有大量利益因素的影響。要想打破它簡直是一種痛苦。"一把手工程"這個帶有濃厚中國特色的詞匯常被應用于這種狀態。
              象所有的信息化工程一樣,OA同樣也是"一把手工程"。不夸張地說,在日常工作中實施OA這樣的信息技術不亞于一場管理上的革命,沒有企業一把手的領導與推動,這場管理革命就別想取得成功。相反,無論采用什么辦法和制度,如果組織的一把手牽頭組織,帶頭執行,對于組織的OA應用來說必然事半功倍。
              新世紀的辦公自動化
              摘要:隨著以計算機技術、通訊技術為代表的信息技術的發展,辦公自動化在企事業單位的管理、經營活動中發揮著越來越重要的作用。人們要求辦公自動化系統能適應不斷變化的辦公需求,提供解決公文處理等偏向個體的自動辦公功能,還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。在未來的新世紀,辦公自動化系統要如何發展才能滿足用戶不斷增長和變化的需要?將在本文中找到答案。
              一、前言
              辦公自動化(OA-Office Automation)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式,是當前新技術革命中一個非;钴S和具有很強生命力的技術應用領域,是信息化社會的產物。通過網絡,組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過OA系統所實施的交換式網絡應用,使信息的傳遞更加快捷和方便,從而極大地擴展了辦公手段,實現了辦公的高效率。現在所說的辦公自動化,應該是以網絡為依托,在企業內部進行暢通的信息交流。在這種模式下,企業成為一個大辦公室,它下面的財務、人事、行政、業務等部門都成為企業信息流中的一個環節,而不再是一個一個的信息孤島。依靠這種模式,企業的組織結構能夠得到簡化,各個部門在信息共享的基礎上進行協作,便于明確各個部門甚至每個員工的責任,而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息,并以此為依據制定企業的戰略決策。沒有人懷疑計算機的出現給辦公室職員帶來的便利,但是對現代的辦公自動化而言,其目的已經不局限于減輕員工的工作量,而是要將員工從繁瑣的事務性工作中解放出來,用更多的精力去關注最重要的事情,從而提高企業的效率,增強企業的綜合競爭能力。從這個意義上講,在市場競爭日趨白熱化的今天,辦公自動化已經不再是一種手段、一種工具,而成為決定企業生存發展的命脈。
              二、我國辦公自動化的歷史和現狀
              我國從八十年代末、九十年代初開始發展辦公自動化,到現在已經有十幾年的歷史了。在早期,多是由企業、單位內部的計算機人員或愛好者使用FoxBASE、Foxpro編寫出來的,這些軟件并非我們現在所指的辦公自動化軟件,而是針對辦公中某個特定的需求開發的(如:收文登記),它們多數是單機操作模式,不能實現信息交換和共享,所做的內容往往只是輸入某些特定內容,再把這些內容按照一定的格式打印出來,所以這些軟件在真正意義上說并不能說是辦公自動化軟件。
              進入九十年代中期后,隨著網絡技術(如:100M以太網)、群件系統(特別MicrosoftExchange Server和Louts Notes)、數據庫技術(成熟的關系數據庫管理系統)和各種面向對象開發工具(如:Microsoft Visual Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用,同時由于國內經濟的飛速發展引發市場競爭的逐漸激烈,以及政府管理職能的擴大和優化,這一切導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長。這時,辦公自動化開始進入一個快速的發展階段。隨著軟件市場的逐漸開拓,國內專門從事軟件開發的公司也逐漸成長起來,并專門為政府和企業“度身定做”辦公自動化系統,由于這些系統是根據用戶的具體需求開發的,所以它功能比較完善,并能較好的滿足用戶的實際需要,但它存在著一些致命的缺點:
              ·開發周期長
              ·投資大
              ·軟件開發完成后需要不斷的維護
              導致出現這些缺點的原因有很多種,如軟件開發公司的開發隊伍組隊模式不合理、缺乏開發辦公自動化產品的經驗、用戶缺乏對辦公自化產品的認識等等,但真正重要的原因往往是由于在開發過程中或開發完成后用戶的需求發生變化而引起的,經常會出現在開發過程中因為用戶的需求不斷變化而導致軟件的不斷修改,以至整個開發周期加長和開發費用超支。當經過千辛萬苦把軟件開發出來后,又會因為用戶需求變化要對軟件進行不斷的修改維護。到最后,整個軟件猶如一件千縫百補的衣裳,性能和可使用性都大大降低。很多軟件開發公司認為這些問題的出現在于用戶的需求的不斷變化,其實這種想法并不正確,因為社會的發展和國家機構的改革必然會導致國家機關和企業的管理模式變化,而這種管理模式的變化將引起用戶對辦公自動化軟件的需求變化。既然“變”是不可避免的,我們就要讓軟件能夠適應這種變化。
              到了九十年代末期,隨著各個國家機關和企業計算機網絡建設的逐漸完善,以及Internet/Intranet在國內的普及,整個社會中人與人的交流和聯系方式發生了本質的變化,電子化的信息交流方式逐漸成為主流。這時早期開發的一些辦公自動化軟件又暴露出一些弊端。早期辦公自動化軟件多是以局域網環境為基礎而設計的,由于當時選型的平臺并不是統一的(如群件平臺、數據庫平臺),造成在實現多個局域網進行數據交換(如與上下級或平級單位的數據交換)遇到了極大的阻力,出現了一種“信息鴻溝”,局域網間的信息傳遞往往只能依靠原始的文本方式傳遞,從而形成了一個個各自獨立的信息孤島。這種情況極大地阻礙了我國辦公自動化的發展。
              三、辦公自動化的發展前景
              1999年是我國的“政府上網年”,國家的政府機構改革也在緊鑼密鼓地進行,政府一邊精簡機構、縮減人員,一邊要求利用計算機技術實現政府管理的現代化。與此同時,隨著市場經濟的不斷深化和市場競爭的逐漸激烈,企業也認識到暴利時代已經過去,企業的真正利潤增長點在于優化企業內部管理、降低產品成本、提高產品競爭能力上。在未來的21世紀,將是我國的辦公自動化一個發展的黃金時代。
              綜上所述,辦公自動化發展到今天,辦公自動化系統的定義已由原來簡單的公文處理擴展到整個企事業單位的信息交換平臺,并實現了與系統支持平臺的無關性,其功能已有極大的飛躍。然而隨著計算機技術水平的不斷提高和用戶不斷增長的需要,我國辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力,為我國的計算機技術在辦公自動化領域得到更好的應用作出我們應有的貢獻。
              打破誤區 中小企業信息化不再望梅止渴
              企業信息化,就像一句人人會喊的口號(甚至還能說出許多道理),但卻不是人人能做的葡式蛋塔。同樣都是100人的中小企業,有的公司可以在3個月內完成信息化建設,而且順利上線;有的公司卻要花費半年的時間才完成,然而在系統上張不到兩個月的時間就被迫放棄,回到之前的原點。這是什么原因呢?近日,筆者采訪了珠海宏橋高科技有限公司總裁羅奔后,整理出幾個中小企業在實施信息化時最容易陷入的迷思和誤區,希望下一個犯錯的不會是你。
              根據國務院最新統計數字顯示,500人以下規模的中小企業已達到2600萬家,占到了中國企業總數的90%以上。但其中真正實施信息化的企業卻不足5%,也就是說還有2470萬家的市場尚未開發。面對如此龐大的市場,讓眾多管理軟件廠商怦然心動。就連SAP、Oracle等國際級軟件巨無霸都低下高昂的頭,推出各自的中小企業信息解決方案。一時間,中小企業信息化高潮迭起,各種各樣的解決方案層出不窮。然而相比軟件廠商的熱情高漲,眾多中小型企業的反應卻略顯沉寂。這一冷一熱,一急一慢的反襯,讓不少人認為中小企業信息化建設是軟件廠商的一廂情意;中小企業在自身沒有重大發展的時候不需要信息化建設。
              中小企業實施信息化的必要性
              其實不然,信息化建設是中小型企業在新環境下迎接新挑戰,大幅提高工作效率、降低運營成本,把握新的商業機會的必要之路。信息技術可以幫助企業進行生產管理、財務管理、資產管理、客戶管理,乃至幫助企業進行快速正確地決策。此外,通過運用信息技術企業還可以降低生產、管理成本,為用戶提供個性化服務等。
              舉一個典型案例,也許可以從中得到啟示,但這不是故事。在廣東省中山市,有一個小型服裝加工企業,生產廠位于市郊,中山市區有幾個銷售點。企業老板騎著摩托車就可以掌握企業生產、銷售的所有信息。隨后小服裝廠規模逐漸變大,廣州、深圳都開設了分公司,為了獲得最新的信息,老板開始借助交通工具往來于各個城市之間。又過了一段時間,服裝廠的生意做到了北京、上海等地,老板開始在天上飛來飛去,通過電話、傳真聯系……但是無論老板再怎樣疲于奔命,他依舊對生產、銷售、財務等管理難以招架。如何在任何時間、地點及時掌握公司的財務、生產和銷售情況;如何能夠讓繁雜的供應鏈管理簡單化;如何能夠在最短的時間里了解市場反饋,進而做出正確的市場決策;如何能夠加強與客戶間的聯系,提高客戶滿意度……一系列的如何,一串的問號,著實讓服裝廠老板頭痛了好久。最后在行業專家、咨詢顧問的幫助下該企業實施了信息化管理,所有難題迎刃而解。這一切看似非常簡單,一上信息化,困繞企業的難題就沒了。然而一切又是那么的不簡單,否則,以信息化建設能夠為企業帶來的種種好處,怎么會讓眾多中小企業望而卻步。
              一個不容忽視的問題始終擺在我們面前,ERP在具體應用中成功率比較低,中小型企業實施ERP的成功率更低。這似乎是眾多中小企業面對信息化裹足不前的原因之一,那么到底是什么原因導致這種結果呢?帶著這個疑問筆者走訪了上訴服裝企業信息化實施方-----珠海宏橋高科技有限公司。
              該公司是一家致力于外向型企業信息化建設的高新技術軟件企業,總部位于珠海南方軟件園,自1998年成立至今已成功實施近千家企業用戶,在服裝、電子、醫藥等行業積累豐富的實施經驗和全套成熟解決方案,是一家名副其實的"多產"企業。其系統產品:宏橋ERP-外貿管理系統、宏橋ERP-制造業管理系統、宏橋CRM-客戶關系管理系統、宏橋DRP-分銷管理系統、宏橋EIP-企業信息門戶、宏橋OA、宏橋EB等全套信息化產品設計靈活,采用模塊化結構,可適用大、中、小型企業的各類需求。
              在談到中小型企業如何進行信息化建設時,珠海宏橋高科技有限公司總裁羅奔認為,現階段許多中小型企業在實施信息化時存著一些誤區,這些誤區均會在不同程度上影響企業信息化建設,甚至導致失敗。
              誤區一:企業信息化的目標不應是遙不可及的
              雖然企業信息化聽起來有無限想象空間,"但企業信息化就像買一個產品,無論多好的產品都是有一些功能限制和作用范圍的,"在企業信息化方面擁有多年經驗的羅奔強調。
              很多公司在接觸信息化時,往往有很多過度的期望。例如一個項目,企業在信息化建設的初期希望系統能夠進行業務流程自動化管理,但結果企業的老板和員工卻自覺的期望這個系統還能夠進行客戶關系管理,甚至還能提供關于顧客分析或客戶服務管理等功能,這遠遠背離了企業實施信息化的目標,難免為系統實施失敗埋下伏筆。
              聽過許多客戶對企業e化充滿天馬行空想法的羅奔說:"企業信息化的最終目標當然會是一個理想國度,但需要一個階段,一個階段的去實現。對于資源有限的中小企業而言,尤其如此。"對于"目標遠大",希望公司e化一步到位的中小企業,羅奔的建議是,企業要先衡量自身的資源和能力,從最需要解決的問題入手,"從小開始,快速長成",遵守循序漸進的原則。羅奔同時還強調,在企業信息化建設的每一個階段,對項目的目標和適用范圍要有清楚的定義,一方面能夠正確地評估和配置所需的企業資源,集中火力增加項目成功的機率;另一方面也容易掌握信息化的進程,不至于目標遠大,說起來好聽,做起來卻讓人感覺遙遙無期。
              誤區二,企業信息化是一個過程,而非一個口號目標
              看過許多企業為e化而e化,最后e化失敗案例的羅奔解釋道:"企業信息化應該是信息系統來配合業務流程,而不是把企業的業務流程硬塞到計算機系統中。"羅奔舉了一個很典型的例子,某公司在實施信息化時,其業務流程還未進行自動化規劃時,便要求系統實施方搭建網絡采購系統。該公司花了200萬元的投資,最后的結果只能是把客戶在網頁上增寫的訂單,全部打印出來,然后回到原始的人工操作。由于沒有內部的企業資源規劃系統,這個網絡采購系統完全不具備進銷存管理功能。200萬的投資,自然不會給企業帶來什么收益。相反還為企業繼續發展增添了不少阻力。
              "企業的信息化建設,是一個過程,而非目標。"羅奔如是說:"企業的信息化建設步伐就如同一個公司的營業額增長曲線,不同階段有不同階段的目標,但首先要保持損益平衡,才能持續穩步的增長,最后才會有實現一個個盈利目標。企業e化也是如此,企業裝上計算機、連上了網絡;企業內部業務實現自動化管理;然后才能與上、下游的供應鏈銜管理,進而進行客戶間關系管理,接著還衍生出更多的信息化目標。只有遵循這一規律,企業在進行信息化建設時才有可能成功。"
              誤區三,企業信息化要真正導入先進的經營管理,而非信息技術
              談到企業信息化,一般人都覺得就是把公司的業務搬進計算機,搬上網絡,但其企業信息化是"一個企業組織管理流程的再造"羅奔提醒。
              "企業信息化的目的是要利用信息技術幫助企業改善業務流程,而不是把過去的業務流程一成不變的搬進計算機系統當中。"羅奔進一步強調。
              在輔導許多企業進行信息化的過程中,羅奔發現很多客戶都會堅持自己原有的業務流程,實施信息化管理的最終結果是將企業原有的手工管理變成計算機化管理,如此一來,企業的管理方式變了,由人為化變為計算機化,其結果卻兩者相差無幾。"這樣不能利用最新的信息技術和先進的管理軟件改變企業原有的業務流程,導入效率更高的管理模式,信息化不會為企業帶來任何加值效果。"羅奔遺憾的說。
              例如一個先進信息化系統能夠幫助企業減少庫存,相同產品的訂單,只要倉庫里有庫存,不論這批貨品當初是為哪位客戶的訂單所生產的,都應該為了最實時的需求而馬上出貨。但如果拘泥舊觀念,企業就會基于這些貨品保留給相應的客戶,而重新生產新的貨品來應付需求。像這樣的經營管理思路不會隨著新設備的更新而更新,信息化如何能夠幫助企業減少庫存,提高市場應對能力呢?
              這個例子清晰地說明了,企業信息化要真正導入先進的管理思想,而非信息技術。值得一提的是宏橋科技在為企業實施信息化時,始終將這一原則放為首位。除了耐心說服客戶進行必要的流程改造外,宏橋科技還利用豐富的行業經驗為客戶制定既符合其發展,又可保持其原有管理中的閃亮點的流程改造方案。這樣一來,企業既無流程重組的"刺痛"和不適應,又可為企業注入先進的管理思想和管理模式。宏橋科技良好的客戶口碑和極高的成功實施率,恰恰也印證了這一點。
              誤區四,企業信息化不只是一把手工程,還要調動業務決策者全力參與
              談到企業信息化實施,一般中小企業最常有的誤解是:"一把手工程,是企業信息部門相關人員的事。"羅奔卻表示:"在信息化系統實施中起到關鍵作用的,不是系統實施顧問,更不是企業內的信息人員,而是擁有業務決策權的中層管理者。"
              提起信息化,首先想到的事計算機、網絡、應用軟件等"高科技",信息部門很容易成為想當然的項目負責人,但事實不然。羅奔解釋,企業信息人員的角色不是企業業務的主導者,他們的主要任務與咨詢顧問等一樣,都是業務執行的輔助者。那么為什么是企業中層管理者呢?羅奔認為,末端的業務執行者,雖然了解具體業務,可以提供一些想法,但卻不具備業務流程改造的決策權。而公司的一把手,雖然擁有最高決策權,且對各項業務了如指掌,但其身負企業眾多管理重任,很難允許他們付出太多時間來參與企業信息化的細節。如此一來,既了解業務,擁有決策權,又能參與流程細節制定的當屬主要業務主管。有了中層決策者的全力參與,信息化項目"輔助者"與業務人員的溝通渠道才得以建立,不至于開了一堆的會議,還是議而不決,原地打轉,造成項目執行的不斷拖延,新系統上線遙遙無期。
              強調中層決策層對企業信息化建設的重要性,并不是意味著"一把手工程"不再重要,而是表示,在企業一把手的大力支持下,企業中層管理層全力參與,才能夠使企業信息化系統更快更好的發揮作用。
              誤區五,信息化建設帶給企業的不僅是成敗的壓力,還有額外的業務量和痛苦的過渡期
              企業信息化既然本質上是對企業業務流程的再造,那么其過程對企業員工日常作業所帶來的影響和沖擊,與企業進行組織改造的陣痛相差無幾,有企業曾這樣形容過程,"猶如飛機在空中換引擎。"還有更多的企業(實施成功的和實施失敗)員工抱怨,企業在進行信息化時為其帶來的壓力和辛勞。對于中小企業而言,進行信息化建設,第一個要面對的挑戰就是參與人員的額外工作負擔,如何調動員工的積極性和創新力對的管理層來說的確是一件頭痛的事。以參與項目實施的業務主管為例,每天在除了完成本職工作外,還要額外加班2-3個小時參與項目規劃和各項流程的梳理,這樣的生活往往要持續數月到半年甚至更久。
              痛苦既然不可避免,就要有接受痛苦和減少痛苦過程的準備。羅奔的建議是:"采用目標結果為導向的獎懲計劃,讓員工額處付出得到回報,另一方面也使e化項目進度可以隨目標進程有所掌控。"
              陣痛不只在系統建設過程中,待系統實施完畢,正式上線運作后,所有員工要面對的新作業方式和對新作業設備的熟悉,又是一次翻天覆地的掙扎。在新的系統上線初期,新、舊或是人、機同時運作的一段時間,員工的業務量驟然增加,紛紛對企業信息化管理是增加效率還是增加負擔,有所質疑。對于員工們的挫折感,如果公司管理層事先沒有心里準備,并采取適當的教育訓練等措施,幫助員工走過作業方式轉變的陣痛期,并解釋新業務流程的種種好處,新系統就有可能會很快的步入"下崗"。
              企業要e化,要前進,就必然要接受改變,而準備接受改變的絕不僅僅是企業本身,還有領導層,管理層,企業的每一份子。
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